1. Identificación del responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales es Windsor S.A.S., propietaria del establecimiento educativo Colegio Windsor (Windsor School), identificada con NIT [NIT de Windsor S.A.S.].
- Domicilio: Km 2.5 vía Río Seco, Valledupar, Cesar, Colombia.
- Correo electrónico: windsorschoolvalledupar@gmail.com
- Teléfonos: +57 317 370 4197 · (605) 589 7997
- Horario de atención: Lunes a viernes · 7:00 a. m. – 3:00 p. m.
2. Marco legal y alcance
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.
Aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos del Colegio Windsor, sean físicas o digitales, recolectados de estudiantes, aspirantes, padres de familia y acudientes, egresados, docentes y colaboradores, candidatos a empleo, proveedores, visitantes y usuarios del sitio web y de los canales de atención.
3. Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, entre otros.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos; en este caso, Windsor S.A.S.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Transferencia y transmisión: envío de datos a un tercero responsable (transferencia) o a un encargado que los trata por cuenta del responsable (transmisión), dentro o fuera de Colombia.
4. Principios
El Colegio Windsor aplica en todo tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo recolectamos los datos necesarios para las finalidades informadas y no los usamos para fines distintos sin autorización del titular.
5. Datos de niños, niñas y adolescentes
Por nuestra naturaleza de institución educativa, tratamos datos de menores de edad. Este tratamiento se realiza respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
La autorización para el tratamiento de los datos de los estudiantes menores de edad es otorgada por sus padres o representantes legales, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, cuya opinión se valora teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
6. Datos sensibles
Para la adecuada prestación del servicio educativo podemos requerir datos sensibles, como información de salud (alergias, condiciones médicas, certificados de vacunas), información psicológica o de orientación escolar y fotografías o videos de actividades institucionales.
El titular, o su representante legal, no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando se soliciten, se informará cuáles son de este tipo y su finalidad, y se tratarán con medidas reforzadas de confidencialidad y acceso restringido. Se exceptúan los casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, como la protección de un interés vital del titular.
7. Finalidades del tratamiento
Estudiantes, aspirantes, padres de familia y acudientes
- Adelantar el proceso de admisión, matrícula y renovación de matrícula.
- Prestar el servicio educativo: registro académico, evaluación, expedición de certificados y boletines, y reporte al SIMAT y a las autoridades educativas.
- Gestionar la presentación de exámenes internacionales, como los de Cambridge, ante las entidades certificadoras.
- Brindar acompañamiento psicopedagógico, de orientación escolar y de bienestar, y atender emergencias de salud.
- Gestionar cobros, facturación y pagos de matrícula, pensiones y otros servicios.
- Comunicar información institucional, académica, de convivencia y de eventos por medios físicos, telefónicos, correo electrónico, mensajería instantánea y plataformas institucionales.
- Publicar fotografías o videos de actividades institucionales en el sitio web, redes sociales y piezas del colegio, únicamente con autorización previa.
- Mantener contacto con los egresados.
Docentes, colaboradores y candidatos
- Adelantar procesos de selección y contratación.
- Gestionar la relación laboral: nómina, seguridad social, prestaciones, salud y seguridad en el trabajo, y capacitación.
- Expedir certificaciones laborales y cumplir obligaciones legales.
Proveedores y contratistas
- Gestionar la relación contractual, pagos y obligaciones tributarias y contables.
Visitantes y usuarios del sitio web
- Responder solicitudes de información recibidas por formularios, WhatsApp, correo o teléfono.
- Controlar el ingreso y la seguridad de las instalaciones.
- Elaborar estadísticas de uso del sitio web para mejorar sus contenidos.
8. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera conforme a la ley.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el colegio.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, como la conservación del registro académico.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por los padres o representantes legales en el caso de menores de edad.
9. Autorización
El colegio solicita la autorización del titular a más tardar al momento de la recolección de sus datos, por medios que permitan su consulta posterior: formatos físicos, formularios de inscripción y matrícula, casillas de aceptación en el sitio web o conductas inequívocas del titular. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los casos de urgencia médica o sanitaria.
10. Consultas y reclamos
El área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos es la Secretaría Académica / Administración del Colegio Windsor, a través del correo windsorschoolvalledupar@gmail.com o de forma presencial en la sede, en el horario de atención.
Consultas
Las consultas sobre la información personal del titular se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que contenga: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección o correo de notificación y los documentos que desee hacer valer.
- Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. Transmisión y transferencia de datos
Para la prestación del servicio, el colegio puede compartir datos personales con encargados que actúan bajo su responsabilidad y con deber de confidencialidad, tales como proveedores de plataformas académicas y de gestión escolar (por ejemplo, SchoolNext y Gestión Escolar Web), pasarelas de pago, entidades certificadoras de exámenes internacionales, proveedores de servicios de correo, almacenamiento en la nube y mensajería. Algunos de estos proveedores pueden almacenar la información fuera de Colombia; en tal caso se verificará que cuenten con niveles adecuados de protección, conforme a la ley.
También se suministrará información a las autoridades educativas y demás entidades públicas que la requieran en ejercicio de sus funciones legales.
12. Sitio web, cookies y analítica
Este sitio web utiliza Google Analytics, que emplea cookies para recopilar información estadística y anónima sobre la navegación (páginas visitadas, tiempo de permanencia, tipo de dispositivo). Esta información se usa únicamente para mejorar el sitio. Puede desactivar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador.
Los formularios del sitio no almacenan información en nuestros servidores: al enviarlos se abre WhatsApp o su aplicación de correo, y el mensaje se rige además por las políticas de privacidad de esos servicios.
13. Seguridad y conservación
El colegio adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los deberes legales de conservación, como los relativos al archivo académico y la información laboral y contable.
14. Vigencia y modificaciones
Esta política rige a partir del [fecha de aprobación]. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades del tratamiento. Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado oportunamente a los titulares a través del sitio web o de los canales institucionales.